Автоматизируй это!

Мар 13, 2018 Комментариев: 0 от

Этот год особенный для CateringConsulting.ru, проекту исполняется 10 лет. Сезон наших мероприятий мы начали с прекрасного партнерского визита в «ШЕФ кейтеринг». Кейтереры со всей России приехали в Тольятти для получения ценного опыта.

Два дня, 7-8 февраля, прошли в плотном интенсивном погружении в работу «ШЕФ кейтеринг». Мария Мирионкова, руководитель «ШЕФ кейтеринг» в самом начале дала свое авторское определение кейтеринга» «Это форс-мажорный бизнес». Именно поэтому особое внимание нужно уделять стандартам работы.

В подготовке и проведении любого мероприятия есть несколько основных этапов. Именно в логике подготовки проектов было построено обучение. Сначала участники были разделены на группы и представили свои схемы бизнес-процессов. На основе данных схем обсудили основные «места разрыва», где теряется время или информация. Проблемные зоны у всех типичны:

— неправильный или неполный бриф от клиента или агентства

— некорректная передача информации от менеджера по продажам к банкетному менеджеру

— длительное составление коммерческого предложения

— плохо посчитанная смета, когда учли не все

— не зафиксированы изменения/пожелания со стороны заказчика, полученные в ходе подготовки,

— потеря информации при передачи заявок на склад и кухню

— отсутствие четких инструкция для временного персонала по сервису, монтажу и сервировке, а главное — демонтажу и упаковке перед вывозом оборудования с площадки.

Для этих проблем есть готовые решения: на базовом уровне — это набор документов в word или exel, которые четко определяют стандарты работы и фиксируют все необходимую информацию по проекту. Более продвинутый уровень — это автоматизация составления и передачи этих документов.

«Шеф кейтеринг» более 7 лет занимается этим процессом шаг за шагом, основательно и подробно, поэтому компании есть, чем поделиться. Программа дописана на базе 1С. Рабочее название — 1С Кейтеринг.

Что автоматизировано на данный момент:

1. База клиентов (история работы, знаковые события, какие скидки есть у клиента, через какие юр.лица шли платежи)

2. Составление технического задания ( вт.ч. подробный и простой вариант с чек-боксами для заказчика с доступом по закрытой ссылке)

3. Составление КП, за 15-20 минут менеджер может сформировать в системе красивый файл pdf и отправить клиенту.

4. Смета проекта, она считается автоматически при указание основных переменных: площадка, формат, продолжительность, количество гостей и меню.

5. Список оборудования. Весь декор, посуда и текстиль для подачи структурированы по коллекциям, менеджер только выбирает коллекцию и список на склад формируется автоматически, также можно скорректировать вручную.

7. Инструктаж по накрытию и сервису. Поскольку в кейтеринге на площадке чаще всего работает временный персонал, для официантов-фрилансеров разработан инструктаж по монтажу и сервировке каждой функциональной зоны. Распечатывается перед мероприятием.

8. Передача заявок на склад, производство и логистику также автоматизированы.

9. Набор официантов. Все временные сотрудники есть в базе, сбор списков и коммуникация с ними практически не занимает время менеджера.

10. Оценка мероприятия осуществляется всеми подразделениями и клиентом. Проект не закрывается без получения оценок. Данные полученные при оценке проекта используются в дальнейшем для улучшения работы компании.

Участники задавали много практических вопросов на каждом этапе. Кроме подробного рассказа были организованы экскурсии на производство, склад и в одну из столовых компании. Кроме событийного кейтеринга Мария Мирионкова развивает сеть «Городская столовая 51». Также в программе визита было посещения музея АвтоВАЗА и мастер-класс креативного шефа Михаила Хмелинина (г.Барнаул). Мастер-классы Михаила стали доброй традицией для мероприятий CateringConsulting.ru. Два дня были наполнены общением, обменом опытом и осбуждением новых идей.

Естественно, особый интерес участники проявили к программе автоматизации, тем более, что с прошлого года «Шеф кейтеринг» предлагает готовое пакетное решение по приобретения ПО.

Публикации

Об авторе

Пользователь скромно умолчал о себе
Нет откликов на “Автоматизируй это!”

Оставить отклик